Privacyverklaring

Versie 2, 28 oktober 2026

In het kort. We gebruiken je gegevens alleen om KioskOS te leveren, om koppelingen voor je te bouwen en om contact met je te houden. Je gegevens staan in Europese datacenters. Uitzonderingen zijn de inloggegevens van het portaal en de controle op bots: die verwerkt Google ook in de Verenigde Staten. Telegram gebruiken we alleen als je daar zelf voor kiest. We verkopen je gegevens nooit. Je kunt ze altijd inzien, laten aanpassen of laten verwijderen.

1. Wie is verantwoordelijk

Deze privacyverklaring is van Clavect, handelsnaam van een eenmanszaak die bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven onder nummer 42104790. Clavect is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring.

2. Voor wie deze verklaring is

Deze verklaring gaat over:

• iedereen die via onze website contact met ons opneemt (punt 3);
• klanten van KioskOS: de ondernemer die een of meer verkoopautomaten met KioskOS beheert, en de contactpersonen die hij bij ons opgeeft (punt 4);
• klanten voor wie we systemen koppelen (punt 5).

Deze verklaring gaat niet over mensen die bij een automaat iets kopen. Zij betalen met pin of contactloos via de betaalterminal van de klant, en KioskOS bewaart geen persoonsgegevens van hen.

3. Als je onze website bezoekt of het formulier invult

Onze website plaatst geen cookies en houdt geen bezoekersstatistieken bij. De site staat bij onze hostingpartij mijn.host, met servers in Nederland. Zoals elke webserver ziet die server bij een bezoek je IP-adres en browser; wij gebruiken dat niet om je te volgen.

Vul je het contactformulier in, dan verwerken we:

• je naam, telefoonnummer en e-mailadres;
• wat je zoekt (bijvoorbeeld je automaat overzetten of iets laten koppelen) en op welk dagdeel je het liefst gebeld wordt;
• wat je zelf vertelt over je situatie, zoals het merk en type van je automaat;
• het tijdstip van je aanvraag.

We gebruiken deze gegevens alleen om contact met je op te nemen en je vraag te beantwoorden. Dat doen we op jouw verzoek, als stap voor een mogelijke overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Om misbruik van het formulier tegen te gaan, tellen we hoeveel aanvragen er per uur vanaf hetzelfde internetadres binnenkomen. We slaan daarvoor niet je IP-adres op, maar een code die ervan is afgeleid (een hash). Die code wissen we na een dag. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een formulier zonder spam (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Je aanvraag komt in onze database bij Google Cloud/Firebase (punt 7) en als e-mail in onze eigen inbox bij mijn.host. We bewaren je aanvraag, ook die e-mail, 12 maanden en verwijderen hem daarna. Word je klant, dan nemen we de gegevens die daarvoor nodig zijn over in je klantprofiel en gelden de termijnen onder punt 8. Wil je dat we je aanvraag eerder verwijderen, mail dan naar info@clavect.com.

4. Als je klant bent van KioskOS

• Profielgegevens: bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en KvK-nummer. Nodig om de overeenkomst uit te voeren en met je te communiceren.
• Inloggegevens voor het portaal: je e-mailadres, je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), wanneer je account is aangemaakt en wanneer je voor het laatst inlogde. Zet je tweestapsverificatie aan, dan bewaren we ook de sleutel die je authenticator-app gebruikt.
• Factuurgegevens: factuuradres, btw-nummer, factuur-e-mailadres en een storingscontact (naam, telefoon, e-mail). Nodig om te factureren en om je te bereiken bij een storing.
• Meldingen: welke kanalen je kiest (pushmelding, e-mail of Telegram), je e-mailadres en eventueel je Telegram chat-ID, en voor welke gebeurtenissen je een melding wilt (automaat offline, storing, bijna leeg vak, koppeling van een automaat). Zet je pushmeldingen aan op een telefoon of computer, dan bewaren we voor dat toestel een code (token) en het soort toestel. Log je uit of zet je meldingen uit, dan verwijderen we die code.
• Abonnementsgegevens: welk plan je hebt, de status, de prijs en de volgende factuurdatum. Nodig om je abonnement te beheren.
• Huisstijl en instellingen: je logo, kleuren en teksten voor het scherm van je automaat. Dit zijn geen persoonsgegevens van anderen.
• Verkoopgegevens van je automaat: bedrag, tijdstip en product per verkoop, voor je eigen verkoopoverzichten. Hierin staan geen kaartgegevens en niets waarmee een koper te herkennen is.

5. Als we iets voor je koppelen

Laat je ons systemen koppelen, dan bewaren we je contactgegevens, de afspraken en het voorstel, en wat we over je systemen moeten weten om de koppeling te bouwen en te onderhouden. Gaan er via de koppeling persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers, dan verwerken we die alleen in jouw opdracht. Daarover sluiten we vooraf een verwerkersovereenkomst, en daarin staat ook waar die gegevens worden opgeslagen.

6. Op welke grondslag

We verwerken deze gegevens omdat dat nodig is om de overeenkomst met je uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor factuurgegevens geldt daarnaast de wettelijke fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG). De controle op bots in het portaal doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilig portaal (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

7. Met wie we gegevens delen en waar ze staan

We delen je gegevens niet met anderen voor commerciële doeleinden. We werken wel met deze technische dienstverleners:

• Google Cloud/Firebase voor KioskOS, het portaal en de aanvragen via de website. De database (Firestore) en bestanden zoals logo's (Cloud Storage) staan in Frankfurt (regio europe-west3), de achterliggende functies draaien in België (regio europe-west1).
• Firebase Authentication van Google voor het inloggen op het portaal, en Google reCAPTCHA om te controleren of een bezoeker van het portaal een mens is en geen bot. Deze twee diensten verwerken gegevens ook in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden de verwerkersvoorwaarden van Google Cloud, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; Google is daarnaast aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.
• Pushmeldingen gaan via Firebase Cloud Messaging van Google en de pushdienst van je browser of telefoon (bijvoorbeeld Apple of Google). Die zien alleen de code van je toestel en de tekst van de melding.
• mijn.host voor onze website en e-mail, met servers in Nederland. Ook de e-mailmeldingen over je automaat gaan via mijn.host.
• Telegram, alleen als je zelf kiest voor meldingen via Telegram. Telegram verwerkt dan je chat-ID en de inhoud van de meldingen, buiten de Europese Unie.

Schakelen we een nieuwe dienstverlener in die je gegevens verwerkt, dan laten we je dat vooraf weten.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren je gegevens zolang je overeenkomst met ons loopt, en daarna nog 30 dagen. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze. Factuurgegevens bewaren we zo lang als de fiscale bewaarplicht vraagt. Voor aanvragen via de website geldt de termijn onder punt 3.

9. Beveiliging

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Je gegevens staan bij een clouddienst in de EU, alleen wie dat voor zijn werk nodig heeft kan erbij, en de gegevens van verschillende klanten zijn van elkaar gescheiden. Voor het portaal kun je tweestapsverificatie aanzetten met een authenticator-app.

10. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking, ons vragen de verwerking te beperken, of je gegevens opvragen in een gangbaar bestand om ze mee te nemen naar een andere dienst. Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@clavect.com. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum bovenaan.

12. Contact

Clavect, KvK-nummer 42104790. Vragen over privacy mail je naar info@clavect.com.